PHẦN MỀM BẢO HIỂM XÃ HỘI ĐIỆN TỬ
EFY-eBHXH là phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện giao dịch hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử qua I-VAN. Trang này tổng hợp các thao tác quan trọng nhất để kế toán có thể đi từ bước đăng ký dịch vụ, thiết lập chữ ký số, lập hồ sơ, ký nộp đến theo dõi kết quả trên một luồng thống nhất.
1. Bắt đầu sử dụng EFY-eBHXH cần chuẩn bị gì?
Để thực hiện giao dịch BHXH điện tử thuận lợi, doanh nghiệp nên chuẩn bị thông tin đơn vị, mã đơn vị BHXH nếu đã được cấp, email đang sử dụng, thông tin người lao động và chữ ký số còn hiệu lực. Trường hợp đơn vị chưa có mã đơn vị, cần thực hiện bước đăng ký tham gia BHXH lần đầu theo hướng dẫn phù hợp với địa bàn và trạng thái của đơn vị.
Nếu doanh nghiệp đang dùng I-VAN của nhà cung cấp khác, trước khi chuyển sang EFY-eBHXH có thể cần thực hiện thủ tục ngừng dịch vụ I-VAN cũ rồi đăng ký lại giao dịch điện tử với EFY.
Xem bảng giá EFY-eBHXH và chọn gói theo số lao động →
2. Đăng ký dịch vụ I-VAN EFY-eBHXH
Quy trình đăng ký trên hệ thống EFY thường gồm các bước: khai báo thông tin đơn vị, thiết lập chữ ký số, chọn gói dịch vụ và ký gửi đăng ký. Với đơn vị đã có mã đơn vị BHXH, cần nhập đúng mã đã được cơ quan BHXH cấp. Nếu không nhớ mã đơn vị, nên tra cứu lại trước khi đăng ký để tránh tạo hồ sơ sai thông tin.
- Truy cập hệ thống EFY-eBHXH và chọn chức năng đăng ký.
- Khai báo chính xác thông tin doanh nghiệp và thông tin liên hệ.
- Chọn trạng thái đơn vị đã có mã hoặc tham gia BHXH lần đầu theo trường hợp thực tế.
- Thiết lập chứng thư số dùng để ký hồ sơ.
- Chọn gói dịch vụ phù hợp với số lao động và thời hạn sử dụng.
- Ký gửi đăng ký và kiểm tra email để hoàn tất các bước xác nhận nếu hệ thống yêu cầu.
Doanh nghiệp cần bảo đảm email đăng ký có thể nhận thư vì thông báo kích hoạt, trạng thái giao dịch và kết quả xử lý có thể được gửi về địa chỉ này.
3. Cài công cụ ký số EFY-Signatures
Để ký nộp hồ sơ điện tử, máy tính cần có công cụ hỗ trợ ký số EFY-Signatures. Sau khi tải bộ cài, người dùng giải nén, chạy tệp cài đặt và hoàn tất theo hướng dẫn. Khi thực hiện ký hồ sơ bằng USB Token, cần cắm Token vào máy và mở công cụ ký số trước khi bấm nộp tờ khai.
Nếu doanh nghiệp chưa có chữ ký số hoặc chữ ký số sắp hết hạn, có thể tham khảo bảng giá chữ ký số EFY-CA. EFY-eBHXH có thể làm việc với nhiều loại chữ ký số, nhưng chứng thư được chọn phải còn hiệu lực và đúng thông tin của đơn vị ký.
Tải EFY-eBHXH và công cụ hỗ trợ →
4. Báo tăng, báo giảm và điều chỉnh lao động trên EFY-eBHXH
Một trong những nhóm nghiệp vụ được sử dụng nhiều nhất là thủ tục báo tăng, báo giảm và điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN. Trên tài liệu hướng dẫn EFY hiện hành, nhóm nghiệp vụ này được thực hiện trong thủ tục 600.
4.1. Thành phần hồ sơ thường gặp
- TK1-TS: dùng trong trường hợp người lao động cần khai tham gia hoặc điều chỉnh thông tin theo trường hợp áp dụng.
- D02-TS: danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN.
- D01-TS: bảng kê thông tin khi hồ sơ phát sinh tài liệu cần kê khai, đối chiếu.
4.2. Báo tăng lao động
Khi có lao động mới hoặc người lao động quay lại làm việc sau thời gian nghỉ thuộc trường hợp cần báo tăng, kế toán chọn nghiệp vụ phù hợp, thêm người lao động, kiểm tra mã số BHXH và khai thời điểm bắt đầu đóng. Với người chưa có dữ liệu trên phần mềm, cần tạo mới thông tin người tham gia trước khi đưa vào hồ sơ.
Xem hướng dẫn báo tăng lao động chi tiết →
4.3. Báo giảm lao động
Trường hợp nghỉ việc, nghỉ không lương, nghỉ hưởng chế độ hoặc các tình huống làm thay đổi thời gian tham gia, kế toán chọn phương án báo giảm phù hợp và khai đúng tháng kết thúc đóng. Các trường hợp báo giảm chậm hoặc điều chỉnh trong quá khứ cần đặc biệt kiểm tra thời gian, chứng từ kèm theo và dữ liệu phát sinh để tránh hồ sơ bị trả lại.
Xem hướng dẫn báo giảm lao động chi tiết →
4.4. Điều chỉnh mức đóng hoặc truy đóng
Khi điều chỉnh mức đóng trong quá khứ hoặc bổ sung thời gian đóng, cần khai đúng khoảng thời gian bắt đầu - kết thúc và kiểm tra dữ liệu trước khi xuất tờ khai. Đối với hồ sơ có nhiều lao động, nên rà soát từng phương án và số liệu trước khi ký nộp để hạn chế phải lập lại hồ sơ.
5. Xuất tờ khai, ký và nộp hồ sơ
Sau khi hoàn thiện dữ liệu người lao động và biểu mẫu, chọn Xuất tờ khai để phần mềm tổng hợp hồ sơ. Trước khi nộp, cần kiểm tra lại tên người lao động, mã số BHXH, phương án, thời gian đóng và các tài liệu đính kèm nếu có.
- Hoàn thiện dữ liệu kê khai.
- Xuất tờ khai và rà soát các biểu mẫu.
- Đính kèm tài liệu liên quan nếu thủ tục yêu cầu.
- Mở EFY-Signatures và cắm USB Token nếu ký bằng Token.
- Chọn Nộp tờ khai, chọn chứng thư số và nhập mã PIN.
- Chờ hệ thống gửi hồ sơ sang cơ quan BHXH và cập nhật trạng thái.
6. Tra cứu C12 và theo dõi trạng thái hồ sơ
EFY-eBHXH có chức năng hỗ trợ tra cứu thông báo đóng BHXH hàng tháng (C12). Đây là tiện ích hữu ích để kế toán đối chiếu tình hình đóng và dữ liệu của đơn vị. Ngoài ra, sau khi ký nộp hồ sơ, trạng thái tiếp nhận và tiến độ xử lý được cập nhật trên hệ thống; người dùng có thể mở trạng thái để kiểm tra quá trình giải quyết.
Khi hồ sơ bị trả lại, không nên lập lại ngay mà cần đọc lý do, kiểm tra thông tin bị sai và sửa đúng dữ liệu trước khi gửi lại.
7. Các lỗi thường gặp khi dùng EFY-eBHXH
Không ký được hồ sơ
Kiểm tra EFY-Signatures đã được cài và đang mở, USB Token đã kết nối, chứng thư số còn hạn và trình duyệt/máy tính nhận đúng thiết bị ký.
Không tìm thấy chứng thư số
Rút và cắm lại Token, mở phần mềm quản lý Token, kiểm tra chứng thư và khởi động lại công cụ ký số. Nếu có nhiều chứng thư, cần chọn đúng chứng thư của doanh nghiệp.
Thông tin người lao động không khớp
Đối chiếu họ tên, ngày sinh, mã số BHXH và thông tin định danh. Không nên tự tạo mã mới nếu người lao động đã có mã số BHXH.
Hồ sơ đã nộp nhưng chưa thấy kết quả
Kiểm tra trạng thái hồ sơ trên phần mềm, email đăng ký và phần tiến độ giải quyết. Nếu hồ sơ còn đang tiếp nhận thì tiếp tục theo dõi; nếu bị trả lại thì xử lý theo nội dung phản hồi.
Chuyển từ nhà I-VAN khác sang EFY
Nếu đơn vị đã đăng ký giao dịch điện tử qua nhà cung cấp I-VAN khác, cần thực hiện quy trình ngừng dịch vụ cũ theo trường hợp áp dụng trước khi đăng ký lại với EFY-eBHXH.
8. Quy trình thao tác ngắn gọn cho kế toán mới
9. Câu hỏi thường gặp
EFY-eBHXH có dùng được với chữ ký số khác EFY-CA không?
EFY-eBHXH hỗ trợ sử dụng với các loại chữ ký số phù hợp để giao dịch điện tử. Khi ký, cần chọn đúng chứng thư số của đơn vị và bảo đảm chứng thư còn hiệu lực.
Doanh nghiệp dưới 100 lao động nên chọn gói nào?
Gói dịch vụ được chia theo quy mô lao động và thời hạn sử dụng. Doanh nghiệp có thể xem giá 1 năm, 2 năm và 3 năm tại bảng giá EFY-eBHXH để so sánh tổng chi phí.
Có thể nhờ hỗ trợ cài đặt từ xa không?
Có. Khi gặp khó khăn trong bước cài phần mềm, thiết lập chữ ký số hoặc thao tác hồ sơ, liên hệ bộ phận hỗ trợ để được hướng dẫn.
Nguồn đối chiếu: tài liệu hướng dẫn sử dụng EFY-eBHXH của EFY Việt Nam và thông tin nghiệp vụ BHXH đang được công bố. Nội dung hướng dẫn có thể thay đổi theo phiên bản phần mềm và yêu cầu xử lý hồ sơ tại từng thời điểm; khi có khác biệt, ưu tiên thông báo hiển thị trên hệ thống và hướng dẫn của cơ quan BHXH.
0 Nhận xét