PHẦN MỀM BẢO HIỂM XÃ HỘI ĐIỆN TỬ
Quyết định 366/QĐ-BHXH ban hành quy trình thu BHXH, BHYT, BHTN; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT và thay thế Quyết định 595/QĐ-BHXH kể từ ngày 01/05/2026.
1. Quyết định 366/QĐ-BHXH là gì?
Quyết định 366/QĐ-BHXH ngày 29/04/2026 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành Quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp; cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế. Quyết định có hiệu lực từ 01/05/2026 và thay thế Quyết định 595/QĐ-BHXH ngày 14/04/2017.
Đây không chỉ là việc đổi số hiệu văn bản. Quy trình mới được xây dựng trên nền pháp lý và hạ tầng số mới, bao gồm Luật BHXH 2024, các sửa đổi Luật BHYT, Luật Việc làm mới, quy định về giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH, Cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm và quy định về sổ BHXH, thẻ BHYT bản điện tử.
Đối với doanh nghiệp đang kê khai qua EFY-eBHXH, tác động dễ thấy nhất là phải dùng đúng bộ biểu mẫu hiện hành, kê khai dữ liệu định danh chính xác hơn và làm quen với cơ chế hệ thống tự đối chiếu, tự xử lý hoặc tự trả hồ sơ khi phát hiện dữ liệu không phù hợp.
2. Quyết định 366 thay thế những văn bản nào?
Quyết định 366 thay thế trực tiếp Quyết định 595/QĐ-BHXH. Đồng thời, các quyết định sửa đổi quy trình cũ như 888/QĐ-BHXH, 505/QĐ-BHXH, 1040/QĐ-BHXH, 811/QĐ-BHXH, 490/QĐ-BHXH, 948/QĐ-BHXH và các văn bản trước thời điểm Quyết định 366 có hiệu lực mà trái với quy định mới cũng hết hiệu lực theo phạm vi được quy định.
3. So sánh Quyết định 366 và Quyết định 595
| Nội dung | Quyết định 595/QĐ-BHXH | Quyết định 366/QĐ-BHXH |
|---|---|---|
| Thời điểm | Ban hành 14/04/2017, hiệu lực từ 01/07/2017. | Ban hành 29/04/2026, hiệu lực từ 01/05/2026. |
| Trạng thái | Là quy trình nền tảng trong giai đoạn trước, đã trải qua nhiều lần sửa đổi bổ sung. | Là quy trình hiện hành thay thế 595 cho nghiệp vụ thu và cấp sổ, thẻ. |
| Nền pháp lý | Được xây dựng theo hệ thống pháp luật BHXH, BHYT và việc làm tại thời điểm 2017. | Bám theo Luật BHXH 2024, sửa đổi Luật BHYT 2024, Luật Việc làm 2025 và các quy định số hóa mới. |
| Cách tổ chức quy trình | Quy trình 595 gồm 8 chương, 50 điều và được sửa qua nhiều quyết định sau đó. | Quy trình 366 được tổ chức lại gọn hơn, tập trung vào phân cấp, kê khai, cập nhật dữ liệu, xử lý hồ sơ và trách nhiệm thực hiện. |
| Biểu mẫu doanh nghiệp | Nhiều đơn vị vẫn quen các phiên bản biểu mẫu cũ và tài liệu hướng dẫn cũ. | Doanh nghiệp cần cập nhật bộ biểu mẫu hiện hành, trong đó nổi bật TK1-TS, TK3-TS và D02-LT. |
| Dữ liệu định danh | Dữ liệu tập trung đã được hình thành nhưng mức tự động hóa chưa như hiện nay. | Hệ thống xác thực mã số BHXH, họ tên, ngày sinh, CCCD/ĐDCN/hộ chiếu với CSDL quốc gia về dân cư, bảo hiểm và cư trú. |
| Xử lý hồ sơ điện tử | Giao dịch điện tử đã có nhưng nhiều khâu vẫn phụ thuộc xử lý nghiệp vụ của cán bộ. | Hồ sơ đầy đủ, chính xác có thể được phần mềm tự động tạo phát sinh và tự động cập nhật CSDL; một số trường hợp sai/xung đột được tự động trả lại. |
| Sổ BHXH, thẻ BHYT | Trọng tâm vẫn là quản lý sổ, thẻ theo mô hình trước đây. | Mở rộng sổ BHXH và thẻ BHYT bản điện tử qua VNeID mức 2, VssID, email và dữ liệu số. |
| Phân cấp | Theo mô hình tổ chức BHXH giai đoạn trước. | Quy định rõ trách nhiệm BHXH cơ sở, BHXH tỉnh và các đơn vị trực thuộc theo cơ cấu hiện tại. |
4. Những điểm mới quan trọng nhất của Quyết định 366
4.1 D02-LT trở thành biểu mẫu doanh nghiệp phải nắm chắc
Đối với đơn vị sử dụng lao động, Quyết định 366 quy định đơn vị lập TK3-TS khi đăng ký hoặc điều chỉnh thông tin đơn vị và lập D02-LT - Danh sách tham gia, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN - khi phát sinh người lao động.
Trong thực tế trên EFY-eBHXH, D02-LT được sử dụng trong các nhóm nghiệp vụ rất thường gặp như báo tăng, báo giảm và điều chỉnh mức đóng. Vì vậy các checklist nội bộ còn ghi D02-TS nên được cập nhật.
4.2 Hệ thống xác thực dữ liệu định danh chặt hơn
Với hồ sơ giao dịch điện tử, hệ thống xác thực thông tin của đơn vị theo mã định danh điện tử và xác thực dữ liệu người tham gia như mã số BHXH, họ tên, ngày sinh, CCCD/ĐDCN/hộ chiếu với các cơ sở dữ liệu quốc gia.
Điều này có ý nghĩa rất thực tế: trước khi nộp hồ sơ, kế toán không chỉ cần “điền đủ ô” mà còn phải bảo đảm thông tin định danh đang khai khớp dữ liệu hệ thống. Sai một trường quan trọng có thể khiến hồ sơ bị trả lại tự động.
4.3 Nhiều tình huống được xử lý tự động ngay trên hệ thống
Quyết định 366 quy định rõ hơn cơ chế tự động hóa. Hồ sơ điện tử đầy đủ, chính xác mà phần mềm có thể tự tạo phát sinh sẽ được tự động cập nhật vào cơ sở dữ liệu. Ngược lại, với một số hồ sơ báo tăng mà người lao động đang tham gia ở đơn vị khác hoặc đang hưởng chế độ không phù hợp, hệ thống có thể tự động trả hồ sơ kèm lý do.
Đây là lý do bài Hồ sơ EFY-eBHXH bị trả lại trở nên quan trọng hơn: lỗi dữ liệu cần được xử lý theo đúng phản hồi hệ thống, không nên lập lại hồ sơ một cách máy móc.
4.4 Sổ BHXH và thẻ BHYT điện tử được đưa sâu vào quy trình
Người tham gia có thể nhận và sử dụng sổ BHXH bản điện tử thông qua VNeID mức độ 2, VssID hoặc email; thẻ BHYT điện tử được sử dụng khi khám chữa bệnh và thanh toán chi phí theo quy định.
Điều này cho thấy Quyết định 366 không đơn thuần là thay biểu mẫu, mà là chuyển mạnh từ cách quản lý dựa nhiều vào giấy tờ sang mô hình khai thác dữ liệu số và định danh điện tử.
4.5 Phân cấp trách nhiệm rõ hơn sau thay đổi mô hình BHXH địa phương
Quy trình mới quy định rõ trách nhiệm của BHXH cơ sở, BHXH tỉnh và các đơn vị nghiệp vụ. Đây là thay đổi rất phù hợp với cơ cấu hành chính và tổ chức BHXH sau sắp xếp địa phương.
Doanh nghiệp cần lưu ý điều này khi xác định nơi quản lý hồ sơ và nơi chuyển tiền đóng. Có thể dùng công cụ Tra cứu BHXH 34 tỉnh/thành để tìm BHXH cơ sở, địa chỉ, điện thoại và địa bàn phụ trách.
5. Quyết định 366 tác động thế nào đến người đang dùng EFY-eBHXH?
6. Doanh nghiệp nên làm gì sau khi Quyết định 366 có hiệu lực?
Tìm các file hướng dẫn, biểu mẫu hoặc bài note còn dùng Quyết định 595, D02-TS hoặc quy trình cũ và đánh dấu không còn dùng cho hồ sơ mới.
Không chỉ thay tên mẫu; cần dùng đúng phiên bản hiện hành và đúng nghiệp vụ.
Kiểm tra họ tên, ngày sinh, mã số BHXH, CCCD/ĐDCN trước khi đưa người lao động vào hồ sơ.
Báo tăng, báo giảm, điều chỉnh, truy đóng và gộp sổ là các nghiệp vụ khác nhau.
Đảm bảo công cụ ký số hoạt động và chứng thư số đang sử dụng đúng thông tin doanh nghiệp.
Nếu hồ sơ bị trả, xử lý đúng lý do thay vì lập lại ngay từ đầu.
7. Bộ bài hướng dẫn liên quan Quyết định 366 trên bhxhdientu.vn
Để anh chị không phải đọc một bài quá dài rồi tự suy ra cách thao tác, chúng tôi tách từng nghiệp vụ thành bài riêng. Có thể đi theo thứ tự dưới đây:
8. Câu hỏi thường gặp
Quyết định 595 còn áp dụng không?
Đối với quy trình thu BHXH, BHYT, BHTN; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT, Quyết định 366 có hiệu lực từ 01/05/2026 và thay thế Quyết định 595. Tài liệu cũ vẫn có thể dùng để tham khảo lịch sử nhưng không nên lấy làm căn cứ chính cho hồ sơ mới.
Quyết định 366 có hiệu lực từ ngày nào?
Quyết định được ban hành ngày 29/04/2026 và có hiệu lực thi hành từ ngày 01/05/2026.
D02-TS có còn là mẫu hiện hành không?
Với quy trình hiện hành theo Quyết định 366, doanh nghiệp cần sử dụng D02-LT cho danh sách tham gia, điều chỉnh đóng. Khi thao tác trên EFY-eBHXH, hãy làm theo biểu mẫu đang hiển thị trong thủ tục hiện hành.
D02-LT dùng cho những trường hợp nào?
D02-LT là danh sách tham gia, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN. Trên EFY-eBHXH, biểu mẫu này xuất hiện trong các nghiệp vụ báo tăng, báo giảm và điều chỉnh đóng; trường hợp truy đóng cần xác định đúng thủ tục trước khi lập.
Quyết định 366 có làm thay đổi thủ tục gộp sổ không?
Gộp sổ vẫn là nghiệp vụ riêng về quản lý sổ BHXH. Không nên thấy D02-LT mới rồi áp dụng cho mọi thủ tục; với 600o cần xem đúng hướng dẫn TK1-TS và hồ sơ liên quan.
Hồ sơ điện tử có bị kiểm tra dữ liệu tự động không?
Có. Quy trình mới quy định hệ thống xác thực nhiều trường dữ liệu của đơn vị và người tham gia với các cơ sở dữ liệu liên quan; một số trường hợp xung đột có thể bị hệ thống tự động trả lại.
9. Kết luận
Quyết định 366/QĐ-BHXH không chỉ thay Quyết định 595 về mặt số hiệu. Điểm cốt lõi của quy trình mới là cập nhật nền pháp lý 2026, tăng khai thác dữ liệu số, xác thực định danh, tự động hóa xử lý hồ sơ và chuẩn hóa lại hệ thống biểu mẫu.
Với kế toán và nhân sự doanh nghiệp, ba việc cần làm ngay là: cập nhật D02-LT/TK1-TS/TK3-TS, rà dữ liệu định danh người lao động và phân biệt đúng từng thủ tục trước khi ký nộp. Nếu làm đúng ba bước này, phần lớn lỗi do dùng tài liệu cũ hoặc kê khai sai luồng sẽ giảm đáng kể.
Chúng tôi hỗ trợ EFY-eBHXH, báo tăng, báo giảm, điều chỉnh mức đóng, truy đóng, chữ ký số và xử lý hồ sơ bị trả lại.
0 Nhận xét