Hợp đồng cộng tác viên, khoán việc năm 2026: khi nào cần rà lại nghĩa vụ BHXH?

Ảnh minh họa: Rà soát quan hệ công việc trong hợp đồng cộng tác viên và khoán việc.

Một người được gọi là cộng tác viên nhưng làm việc theo lịch doanh nghiệp sắp xếp, nhận khoản trả định kỳ và chịu quản lý như nhân viên. Trường hợp này cần được rà kỹ hơn một hợp đồng chỉ giao sản phẩm độc lập. Tên gọi trên bìa hợp đồng chưa đủ để quyết định nghĩa vụ BHXH.

Với doanh nghiệp dùng cộng tác viên thường xuyên, cách làm hợp lý là kiểm tra từng nhóm công việc, lưu căn cứ phân loại và xử lý các điểm chưa rõ trước kỳ kê khai.

Cơ quan BHXH nhìn vào nội dung nào?

Theo giải đáp của BHXH Việt Nam về cộng tác viên và hợp đồng khoán, tên gọi khác không loại trừ việc xác định hợp đồng lao động khi nội dung thể hiện công việc có trả công, tiền lương cùng sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên. Nghĩa vụ BHXH phải được đối chiếu với điều kiện luật định của quan hệ thực tế.

Do đó, không nên kết luận chỉ bằng tên “cộng tác viên”, mức tiền trả hoặc cách khấu trừ thuế. Mỗi yếu tố là thông tin cần xem xét, không phải một phép thử riêng đủ để quyết định mọi trường hợp.

Chuẩn bị một bộ hồ sơ phản ánh đúng việc đang diễn ra

Thu thập hợp đồng, phụ lục, mô tả công việc, cách giao nhiệm vụ, tài liệu nghiệm thu và chứng từ thanh toán. Nếu có lịch làm việc hoặc quy trình đánh giá, lưu theo phạm vi cần thiết để người có thẩm quyền xem xét.

Không viết lại hồ sơ cho khác thực tế nhằm đi đến kết luận mong muốn. Khi hợp đồng và cách vận hành không thống nhất, cần giải quyết sự khác biệt đó; phần mềm kê khai không thể tự sửa bản chất của quan hệ hợp tác.

Dùng câu hỏi rà soát, không dùng bảng điểm để né nghĩa vụ

Người phụ trách có thể hỏi: ai quyết định lịch làm việc; công việc được giao và kiểm soát như thế nào; khoản trả gắn với thời gian hay kết quả; người thực hiện có quyền chủ động đến đâu; và hợp đồng được triển khai trong bao lâu?

Các câu hỏi này giúp tập hợp sự kiện. Chúng không phải công thức “đủ ba dấu hiệu thì đóng, thiếu một dấu hiệu thì miễn”. Trường hợp chưa rõ cần được đánh giá đầy đủ bởi bộ phận chuyên môn hoặc cơ quan có thẩm quyền.

So sánh hai tình huống minh họa

Một người nhận thiết kế bộ nhận diện, bàn giao sản phẩm theo các mốc nghiệm thu, và một người trực nội dung mỗi ngày theo ca do quản lý phân công có cách làm việc khác nhau. Tuy vậy, chỉ mô tả vài dòng chưa đủ chốt nghĩa vụ pháp lý cho từng người.

Điểm hữu ích của ví dụ là doanh nghiệp không nên dùng cùng một mẫu cộng tác viên cho mọi vị trí rồi bỏ qua việc rà thực tế. Hãy phân nhóm để hỏi đúng vấn đề và hoàn thiện hồ sơ phù hợp.

Nếu phát hiện nhóm cần tham gia BHXH

Người có thẩm quyền cần xác nhận phạm vi và thời điểm phải xử lý dựa trên hồ sơ. Bộ phận kê khai sau đó chuẩn bị định danh, dữ liệu hợp đồng, tiền lương và kỳ phát sinh. Nếu liên quan kỳ trước, xác minh thủ tục bổ sung/truy đóng với cơ quan BHXH thay vì tự chọn ngày mới để tránh điều chỉnh.

Có thể tham khảo hướng dẫn đăng ký tham gia lần đầu và thêm người lao động trên EFY-eBHXH khi đã xác định xong nghiệp vụ. Luôn đối chiếu yêu cầu thực tế trên phiên bản phần mềm và cơ quan quản lý của đơn vị.

Đặt lịch rà soát khi công việc thay đổi

Một hợp tác ban đầu theo dự án có thể dần chuyển thành công việc thường xuyên với cách quản lý khác. Vì vậy, nên rà lại khi gia hạn hợp đồng, thay đổi công việc, lịch làm hoặc cách trả tiền. Lưu người phê duyệt kết luận và hồ sơ căn cứ để tránh mỗi kỳ xử lý một kiểu.

Nếu doanh nghiệp đang mở rộng đội ngũ, đây cũng là lúc chuẩn hóa công cụ kê khai. Xem bảng giá phần mềm EFY-eBHXH và trao đổi nhu cầu theo quy mô thực tế. Phần mềm hỗ trợ tổ chức hồ sơ sau khi nghĩa vụ đã được xác định; việc mua gói không thay cho đánh giá pháp lý của hợp đồng.