PHẦN MỀM BẢO HIỂM XÃ HỘI ĐIỆN TỬ
“Nhân viên chưa chính thức nên chưa đóng BHXH” là cách hiểu có thể dẫn đến sai thời điểm tham gia. Cần đọc văn bản hai bên đã ký: hợp đồng thử việc riêng hay hợp đồng lao động có điều khoản thử việc. Hai cách tổ chức này không nên được xử lý giống nhau chỉ vì nhân sự đều gọi là thử việc.
Trước kỳ báo tăng, người làm nhân sự nên tách nhóm này ra để đối chiếu. Một bước đọc hợp đồng sớm thường tiết kiệm nhiều thời gian hơn việc điều chỉnh dữ liệu sau đó.
Điểm khác biệt cần nắm
Trong giải đáp tháng 9/2026 của BHXH Việt Nam, cơ quan BHXH phân biệt hợp đồng thử việc theo pháp luật lao động với hợp đồng lao động thuộc diện tham gia có bao gồm thời gian thử việc. Trường hợp thứ hai có trách nhiệm tham gia trong thời gian thử việc; hợp đồng thử việc riêng theo quy định không thuộc diện BHXH bắt buộc theo căn cứ được giải đáp.
Kết luận này cần đi cùng loại hợp đồng, thời hạn và tình trạng thực tế. Không nên chỉ nhìn tiêu đề văn bản hoặc thông báo “qua thử việc” để quyết định ngày tham gia.
Nhân sự kiểm tra năm thông tin trên bộ hồ sơ
- Văn bản được ký là loại gì và có hiệu lực từ ngày nào?
- Thời hạn, công việc, tiền lương và cách quản lý lao động được thỏa thuận ra sao?
- Điều khoản thử việc nằm trong hợp đồng lao động hay là văn bản riêng?
- Sau thời gian thử việc, hai bên đã ký hoặc thay đổi văn bản gì?
- Thời điểm đi làm thực tế, bảng chấm công và bảng lương có khớp với hồ sơ không?
Nếu có mâu thuẫn, chuyển người có thẩm quyền kiểm tra trước khi nhập phần mềm. Không sửa ngày hiệu lực trên bản điện tử cho khớp với một kỳ kê khai đã chọn sẵn.
Hai tình huống để hiểu cách rà soát
Tình huống A: doanh nghiệp ký hợp đồng lao động thuộc diện tham gia, bên trong ghi một giai đoạn thử việc. Bộ phận kê khai cần rà trách nhiệm từ thời gian hợp đồng có hiệu lực và người lao động làm việc theo thỏa thuận, không tự chờ quyết định công nhận nhân viên chính thức.
Tình huống B: doanh nghiệp có hợp đồng thử việc riêng đúng quy định, sau đó ký hợp đồng lao động. Cần xác định mốc chuyển sang quan hệ thuộc diện tham gia và lưu đầy đủ hai giai đoạn. Ví dụ này không có nghĩa cứ đặt tên văn bản là “thử việc” thì được miễn nghĩa vụ.
Đây là các tình huống minh họa cho khâu kiểm tra hồ sơ, không thay việc đánh giá một hợp đồng cụ thể đang có tranh chấp.
Chuẩn hóa trước khi báo tăng trên EFY-eBHXH
Lập một danh sách đã được duyệt gồm người lao động, mốc tham gia cần áp dụng, dữ liệu định danh và thông tin tiền lương đóng. Lưu tham chiếu tới hợp đồng để người soát kiểm tra lại được.
Sau đó thực hiện theo hướng dẫn báo tăng EFY-eBHXH và yêu cầu hiện hành trên phần mềm. Với trường hợp đã bỏ sót kỳ, cần xác minh phương án kê khai bổ sung hoặc truy đóng phù hợp; không tự đổi ngày bắt đầu sang tháng hiện tại để hồ sơ dễ gửi hơn.
Đồng bộ với bảng lương và người lao động
Trước khi chốt bảng lương, nhân sự và kế toán cần thống nhất thời điểm tham gia đã xác định. Nếu phải điều chỉnh kỳ trước, giải thích rõ dữ liệu cần đối chiếu và xử lý theo quy định, không trừ tiền tùy ý chỉ dựa vào một tin nhắn.
Sau khi nộp, lưu phản hồi và thông báo kết quả cho người lao động qua kênh phù hợp. Những trường hợp còn thiếu giấy tờ nên được theo dõi riêng để không biến thành hồ sơ quên xử lý qua nhiều tháng.
Doanh nghiệp tuyển mới thường xuyên nên chuẩn hóa từ đầu
Nếu mỗi tháng đều có người thử việc, hãy đưa kiểm tra loại hợp đồng vào bước tiếp nhận nhân sự. Khi cần một công cụ lập và theo dõi hồ sơ cùng hỗ trợ thao tác, bạn có thể xem bảng giá EFY-eBHXH hoặc liên hệ 091234.9197. Chuẩn hóa đầu vào giúp phần mềm phát huy hiệu quả hơn việc chỉ sửa lỗi khi hồ sơ đã bị trả.
Đã trả lương thử việc thì tự biết có phải đóng không?
Chưa đủ. Cần đọc loại thỏa thuận, nội dung và thời điểm có hiệu lực. Bảng lương là một tài liệu đối chiếu, không thay toàn bộ căn cứ xác định nghĩa vụ.
.png)
