Từ bảng lương đến hồ sơ BHXH: quy trình gọn hơn cho nhân sự

Một tháng có người mới vào, người nghỉ việc, người thay đổi lương và người cần hồ sơ chế độ. Nếu xử lý từng việc rời rạc, nhân sự rất dễ bỏ sót bước kiểm tra. Phanmembhxh.com cung cấp các công cụ hỗ trợ để sắp xếp lại công việc từ dữ liệu đầu vào đến hồ sơ cần chuẩn bị.

Ảnh minh họa các tiện ích trên Phanmembhxh.com.

Bước 1: thống nhất dữ liệu trước khi kiểm tra

Chuẩn bị bảng lương đúng kỳ và các tài liệu đối chiếu như hợp đồng, chấm công, quyết định điều chỉnh. Mã nhân viên nên nhất quán giữa các tháng. Mức lương đóng BHXH cần được tách rõ với lương thực nhận, để tránh nhập nhầm hai loại số liệu có ý nghĩa khác nhau.

Bước 2: rà bảng lương, xem từng điểm cần xác minh

Mở công cụ Kiểm tra bảng lương, đọc phần hướng dẫn dữ liệu rồi chọn tệp. Sau khi có kết quả, người phụ trách cần kiểm tra từng cảnh báo với chứng từ thực tế. Đừng sửa hàng loạt chỉ để hết cảnh báo: một trường hợp khác thường có thể có lý do hợp lệ mà dữ liệu bảng lương chưa thể hiện.

Bước 3: nối kết quả với nghiệp vụ phát sinh

Tại Trợ lý biến động lao động, chọn tình huống cần xử lý để xem hướng chuẩn bị. Với hồ sơ chế độ, có thể mở các mục ốm đau và chăm con ốm hoặc chuẩn bị hồ sơ thai sản. Mục tiêu là biết đang thiếu thông tin gì, cần xin giấy tờ nào và ai cần bổ sung.

Bước 4: tìm mẫu và chốt dữ liệu kê khai

Thư viện biểu mẫu giúp tìm tài liệu theo nghiệp vụ. Trước khi dùng, hãy đọc phạm vi áp dụng của mẫu và yêu cầu của kênh tiếp nhận. Nên lập một danh sách nội bộ gồm việc cần làm, người phụ trách và chứng từ còn thiếu để tránh chuyển hồ sơ qua lại mà không rõ vướng ở đâu.

Bước 5: lập và gửi hồ sơ trên EFY-eBHXH

Công cụ chuẩn bị không tự ký số hoặc gửi hồ sơ thay doanh nghiệp. Nếu đang dùng EFY-eBHXH, bạn tiếp tục theo hướng dẫn sử dụng phần mềm, theo dõi thông báo trả về và xử lý yêu cầu bổ sung. Các số tiền dự kiến hoặc cảnh báo trên công cụ hỗ trợ không phải quyết định của cơ quan BHXH.

Bớt tìm kiếm, tập trung vào việc cần xử lý

Hãy lưu Phanmembhxh.com như một điểm bắt đầu cho kỳ BHXH hằng tháng. Bạn không cần sử dụng tất cả công cụ cùng lúc; chỉ mở đúng mục phù hợp với việc đang làm. Nếu khối lượng công việc quá nhiều, quý khách có thể tham khảo bảng giá phần mềm EFY hoặc liên hệ 0912349197 để được tư vấn dịch vụ phù hợp.

Bắt đầu rà soát công việc BHXH

Xem thêm các nhóm tiện ích tại Phanmembhxh.com. Vui lòng đọc hướng dẫn và phạm vi áp dụng hiển thị trong từng công cụ.