Sổ BHXH, thẻ BHYT điện tử năm 2026: doanh nghiệp cần chuẩn hóa dữ liệu gì?

Thông tư 09/2026/TT-BTC quy định việc tạo lập và sử dụng sổ BHXH, thẻ BHYT bản điện tử từ ngày 03/02/2026. Giá trị của bản điện tử phụ thuộc vào dữ liệu định danh và quá trình tham gia được cập nhật đầy đủ, chính xác trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm.

Thông tin cần nắm nhanh

Thông tư 09/2026/TT-BTC quy định tạo lập và sử dụng sổ BHXH, thẻ BHYT bản điện tử, có hiệu lực từ ngày ký 03/02/2026.
Sổ BHXH điện tử được tạo lập từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm theo mã số BHXH duy nhất.
Thẻ BHYT điện tử được lưu trữ trên VssID, liên kết với tài khoản định danh điện tử mức độ 2.
Khi đã sử dụng bản điện tử hợp lệ, cơ quan/cơ sở liên quan không yêu cầu xuất trình bản giấy trong các trường hợp theo quy định.

Các mốc và con số quan trọng

Dữ liệu cá nhân	Họ tên, ngày sinh, giới tính, số định danh cá nhân
Dữ liệu BHXH	Mã số BHXH, quá trình đóng, số năm tháng tham gia
Dữ liệu BHYT	Mã thẻ, nơi KCB ban đầu, mức hưởng, thời hạn giá trị sử dụng
Ứng dụng liên quan	VssID, định danh điện tử mức độ 2
Rủi ro	Sai dữ liệu có thể gây vướng khi hưởng chế độ hoặc khám chữa bệnh

Sổ BHXH và thẻ BHYT điện tử có giá trị thế nào?

Thông tư 09/2026/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 03/02/2026 quy định việc tạo lập và sử dụng sổ BHXH, thẻ BHYT bản điện tử. Dữ liệu trên sổ, thẻ điện tử phải trùng khớp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm và được cập nhật khi phát sinh thay đổi.

Sổ BHXH điện tử có đầy đủ nội dung như sổ giấy và được dùng để giải quyết chế độ BHXH, BHTN. Thẻ BHYT điện tử được dùng khi khám chữa bệnh; khi đã sử dụng bản điện tử hợp lệ, cơ quan giải quyết hoặc cơ sở khám chữa bệnh không yêu cầu xuất trình bản giấy theo quy định.

Dữ liệu nào doanh nghiệp phải chuẩn hóa?

Ưu tiên đầu tiên là họ tên, ngày sinh, giới tính, số định danh cá nhân và mã số BHXH. Tiếp theo là quá trình đóng, mức tiền lương làm căn cứ đóng, đơn vị tham gia, nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu và giá trị sử dụng thẻ BHYT.

Chỉ một lỗi ở số định danh hoặc ngày sinh cũng có thể làm tài khoản không tích hợp đúng, tách quá trình tham gia hoặc hiển thị sai thẻ. Doanh nghiệp nên đối chiếu giấy tờ gốc với dữ liệu quản lý lao động trước khi gửi hồ sơ điều chỉnh.

Người lao động xem dữ liệu ở đâu?

Sổ BHXH điện tử được lưu trong kho dữ liệu điện tử của người tham gia và tích hợp với tài khoản định danh điện tử mức độ 2, tài khoản VssID. Thẻ BHYT điện tử được lưu trên VssID và liên kết với tài khoản định danh điện tử mức độ 2.

Người lao động nên đăng nhập bằng tài khoản chính chủ, so sánh dữ liệu với hợp đồng lao động và bảng lương. Nếu không đăng nhập được hoặc thẻ không hiển thị, cần kiểm tra số điện thoại, số định danh và tình trạng tài khoản trước khi yêu cầu cấp mã số mới.

Sổ giấy cũ có bị mất giá trị ngay không?

Sổ giấy chưa được giải quyết chế độ và chưa được cập nhật vào cơ sở dữ liệu vẫn được cơ quan BHXH tiếp tục cập nhật làm căn cứ giải quyết. Vì vậy người lao động nên bảo quản sổ, tờ rời và chứng từ cũ cho đến khi chắc chắn toàn bộ quá trình đã được ghi nhận đầy đủ trên hệ thống.

Doanh nghiệp cần số hóa hồ sơ có kiểm soát, nhưng không tự tiêu hủy giấy tờ đang là căn cứ chứng minh quá trình đóng. Khi có chênh lệch, hồ sơ giấy và dữ liệu tiền lương là nguồn đối chiếu quan trọng để đề nghị điều chỉnh.